POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
DE TOP DATA.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario
1377 de 2013, TOP DATA informa la política aplicable a
la entidad para el tratamiento protección de datos personales.
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: TOP DATA., entidad
comercial cuyo objetivo es BPO.
DIRECION: Calle 67 # 7 – 94 Piso 9 Bogotá, Colombia.
CORREO ELECTRÓNICO: juanitabonilla@topdata.co
TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 310 8629801
II. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
III. EXCLUSIONES
1. Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
2. Bases de datos que tienen por finalidad la seguridad y defensa nacional y la prevención y
control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
3. Bases de datos de inteligencia y contrainteligencia.
4. Bases de datos y archivos periodísticos y otros contenidos editoriales.
5. Bases de datos reguladas por la ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios).
6. Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).
IV. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al
titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder
a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas
o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares
imprescindibles para llevar a cabo la actividad de BPO. Los datos de
naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los
legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la
TOP DATA. requiere para ofrecer servicios adicionales
en ofertas laborales, etc.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las
normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
V. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o
adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LA
TOP DATA. se limitará a aquellos datos que sean
pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las Gerencias
General, Administrativas, etc…, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la
información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo,
expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a
obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la
Constitución.
En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la
TOP DATA, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: la
TOP DATA. está obligada a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
VI. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la
TOP DATA. en su condición de responsable del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la
TOP DATA. salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por la TOP DATA., previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VII. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos
datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas
y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de
conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus
datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.
VIII. DEBERES DE LA TOP DATA.
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la
TOP DATA. los siguientes, sin perjuicio de las
disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del
titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la
información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la ley 1581 de 2012.
o) TOP DATA. hará uso de los datos personales del
titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando
en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Por otra parte la norma establece que se requiere de una autorización previa, expresa e informada
por parte titular del dato que este pueda tratarse. La Autorización del titular:
• Debe ser previa e informada (no tácita) • Puede ser obtenida por cualquier medio que permita su
consulta posterior • No es necesaria en los siguientes casos: – Cuando la información sea requerida
por entidad pública en ejercicio de sus funciones – Se trate de datos de naturaleza pública – En casos
de urgencia médica o sanitaria (si no es urgencia, debe obtenerse la autorización) – Para fines
históricos, estadísticos o científicos – Datos relacionados con el Registro Civil
Adicionalmente la ley estableció dos categorías de datos que reciben especial protección: (i) los
datos sensibles y (ii) los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede
generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas,
pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, de la
vida sexual y datos biométricos). Su tratamiento está, en términos generales, prohibido salvo que
concurra alguna de las siguientes excepciones: (i) autorización explícita del titular (ii) tratamiento
necesario para salvaguardar su interés vital, (iii) realización del tratamiento en actividades legítimas
relacionadas con el derecho de asociación, (iv) el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial o (v) tratamientos con finalidad histórica, estadística o científica.
Respecto a los datos de menores de edad, se debe tener en cuenta que aunque la ley proscribe su
tratamiento la Corte Constitucional precisó que tal prohibición debe interpretarse de forma tal que sí
se pueda llevar a cabo pero siempre con plena protección de los derechos fundamentales del menor.
Un tema relevante de la ley, consiste en la designación de la Superintendencia de Industria y
Comercio como autoridad competente en materia de protección de datos personales, a través de la
creación de una delegatura, la cual se encargará de garantizar el cumplimiento de lo establecido en
la ley sobre tratamiento de datos. A dicha entidad se le facultó para imponer sanciones que van
desde multas, pasando por suspensión de actividades e incluso la suspensión definitiva de las
operaciones que involucren tratamiento, a los responsables o Encargados del Tratamiento que no
cumplan con los deberes que establece la ley. Igualmente, la norma creó el Registro Nacional de
Bases de Datos, el cual será administrado por la SIC y exigirá que las bases de datos que involucren
datos personales sean debidamente registradas ante la entidad.
Por último, la norma prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países que no
proporcionen niveles adecuados de protección del dato. Y para ello se designó a la Superintendencia
de Industria y Comercio como la entidad encargada de certificar los países que cuenten con un nivel
de protección adecuado. Para aquellos casos en los que la transferencia se vaya a realizar a un país
que no tenga un nivel de protección adecuado, se requerirá del consentimiento expreso e inequívoco
del Titular. Esta disposición será aplicable también a los datos financieros.
La anterior Ley fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y a continuación se resaltan sus
principales aspectos:
El artículo 2º del decreto, se refiere a un tipo de tratamiento excluido de la aplicación del régimen
general de protección de datos. Se trata de los datos mantenidos en ámbitos meramente personales
o domésticos. Señala el decreto, que se entiende por ámbito personal o doméstico aquellas
actividades inscritas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales.
Un punto importante con relación al art. 3 del decreto se refiere a que subsisten las inquietudes frente
a lo que se entiende por transferencia y transmisión de datos ya que estas nociones permanecen de
manera imprecisa y aún no terminan por aclarar lo que aparece de manera indeterminada en la ley.
Al respecto puede inferirse del articulado en contexto con el art. 26 de la ley, que ambas nociones
guardan una estrecha consonancia, pero debe advertirse que la transferencia hace alusión al
procedimiento relacional entre el responsable y un receptor (que adquiere el papel del responsable)
ubicado dentro o fuera de Colombia. Por su parte la transmisión se refiere más a la operación o
proceso de comunicar en una relación de extremos, entre el responsable y el encargado. Debe
resaltarse que la ley semana que la transmisión implica per se un tratamiento sobre el dato, mientras
la transferencia no.
Bajo el capítulo 2 del decreto, se agrupan una serie de nociones frente al elemento “Autorización”
bajo los principios que orientan el deber ser en el tratamiento de datos personales. En efecto, inicial
el art. 4 por desarrollar bajo los principios de finalidad y libertad la forma en cómo debe operar la
recolección de los datos de los titulares. Frente al art. 7 del decreto se regula el modo de obtener la
autorización bajo el amparo del art. 9 de la ley. Permite el tratamiento automatizado de
la autorización para el tratamiento, siempre que ella se manifieste por escrito o de forma verbal o por
medio de una conducta del titular que permita inferir de forma razonable su consentimiento en el
tratamiento de la información. Aclara el artículo que esta inferencia no puede arribarse por vía de
silencio del titular. El art. 9 del decreto al desarrollar la facultad del titular de revocar la autorización
y por esta vía suprimir sus datos introdujo como obligatorio para el responsable y/o encargado la
disposición de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar su solicitud de supresión.
Efectuada la reclamación por parte del titular el encargado contará con 15 días hábiles para proceder
a su supresión so pena de ser sancionado.
Es importante resaltar las previsiones del art. 10 del decreto ya que introduce un procedimiento para
la refrendación o validación de los datos personales recogidos con anterioridad a la vigencia del
decreto. La disposición en mención impone a los responsables y encargados un procedimiento que
deberá cumplirse a fin de continuar con el tratamiento de datos personales sobre bases de datos
anteriores al decreto. De la redacción del artículo 10 tenemos que podrán validarse los datos
recogidos en bancos de datos hasta el día 26 de junio de 2013, así:
El responsable solicitará la autorización a los titulares para continuar con el tratamiento; esto lo podrá
hacer por medio automático (esto es mail, acceder a una Web etc) permitiendo que el titular autorice
por cualquier medio su tratamiento. En esta misma comunicación el responsable deberá hacer
conocer al titular su política de tratamiento de la información, así como el modo de ejercer sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. Si transcurridos 30 días hábiles a partir
de dicha comunicación, el titular no expresa su intención de supresión del dato, la norma supone que
ha operado la autorización y por ende el responsable o encargado podrá continuar con el tratamiento
en las condiciones y finalidades señaladas en la política. En todo caso, subsistirán para el
responsable el cumplimiento de todas las reglas y principios en el tratamiento de datos.
El capítulo 4 del Decreto aborda la cuestión de las políticas de tratamiento como documento cardinal
para el establecimiento de un macrosistema de aseguramiento de la información en las
organizaciones. Este documento será la carta de navegación para las empresas para el manejo
adecuado en protección de datos. Así mismo se advierte de la necesidad de confeccionar el aviso
de privacidad como otra herramienta para la difusión de las políticas de los titulares de los datos.
El art. 16 señala la obligación de conservar el modelo de aviso de privacidad utilizado en momentos
específicos.
El art. 23 hace obligatorio la adopción a nivel organizacional de la función de responsable de los
datos personales. Al señalar que esta designación puede recaer sobre una persona o un área
configura de manera amplia la forma en que las empresas podrán cumplir este requisito.
Bajo el art. 25 se señala que el contrato entre responsable y encargado deberá especificar las
circunstancias especiales y las principales características del instrumento regulador de la relación
entre el dueño de la base de datos y quien la gestiona.
IX. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos
sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria
y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y
los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, TOP DATA. aportará a la Superintendencia de Industria
y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.
X. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular
se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier
medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
XI. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
XII.
TOP DATA. en los términos dispuestos en la Ley
generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento
de los datos personales a través de la página
TOP DATA y del correo electrónico juanitabonilla@topdata.co
XI. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE
LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
XIII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que
le ponga a disposición TOP DATA
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas
para representarlos.
XIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y
FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables de trabajadores, clientes, proveedores y/o
contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la
TOP DATA como Institución de comercio, y serán todos
los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional
TOP DATA
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley
no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías
por parte de un Tercero, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por
razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa
de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando
se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes
parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes
otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será
valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
TOP DATA velará por el uso adecuado del
tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.
XIV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes
personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
XV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS
TOP DATA ha designado como área responsable de
velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Gerencia
Administrativa, con el apoyo de nuestros Asesores Jurídicos de Soluciones Legales, áreas
Funcionales como Staff que manejan los Datos Personales de los Titulares y profesionales en
Seguridad de la Información.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los
titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a
través del correo electrónico juanitabonilla@topdata.co
XVI. XVI PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y
PETICIONES
a) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular
que repose en TOP DATA quien suministrará toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo juanitabonilla@topdata.co
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un
reclamo ante TOP DATA, el cual será tramitado bajo
las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a TOP DATA por el correo electrónico juanitabonilla@topdata.co con la identificación del Titular, la descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera
hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que
ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el correo juanitabonilla@topdata.co con el reclamo
completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término
no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.
TOP DATA rectificará y actualizará, a solicitud del
titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el
procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo
electrónico juanitabonilla@topdata.co indicando la actualización,
rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los titulares de los datos personales pueden
revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y
cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la
TOP DATA. pondrá a disposición del Titular el correo
electrónico juanitabonilla@topdata.co
Si vencido el término legal respectivo, TOP DATA,
según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar
a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la
supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el
artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
XVII. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
TOP DATA en cumplimiento de la misión
institucional de BPO y en consideración de sus vínculos
permanentes u ocasionales de carácter comercial y administrativos con instituciones internacionales,
podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, TOP DATA tomará las medidas necesarias para que los
terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información
personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con TOP DATA y solamente mientras ésta dure y no podrá
ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos
personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la
TOP DATA, no requerirán ser informadas al Titular ni
contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de
conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y
transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las
relaciones que puedan establecerse con TOP DATA.